Como guardar documentos no iPhone em segurança

O seu iPhone provavelmente já guarda mais papelada do que o seu arquivador: uma fotografia do passaporte, o PDF de umas análises ao sangue, um contrato de arrendamento assinado, a declaração de IRS do ano passado, talões de garantia, o boletim de vacinas do seu filho. Se quer guardar documentos no iPhone em segurança, o problema normalmente não é o telemóvel ser inseguro. É que estes ficheiros estão espalhados por sítios que abrem para qualquer pessoa que tenha o seu telemóvel desbloqueado na mão.

Este guia é a visão geral para documentos (as fotografias têm guias próprios). Mostra onde os documentos costumam ir parar, as formas integradas de os bloquear, o que um cofre encriptado acrescenta e os erros que deixam cópias para trás.

Que documentos merecem um bloqueio

Nem todos os PDF são sensíveis. Os que vale a pena proteger são os que podiam ser usados contra si, ou que custaria perder:

• Documentos de identificação: passaporte, Cartão de Cidadão, carta de condução, autorização de residência. É disto que alguém precisa para abrir contas em seu nome. Há um guia próprio sobre como guardar o passaporte e a identificação em segurança.
• Registos médicos: resultados de análises, receitas, cartas de especialistas, pedidos de reembolso ao seguro.
• Contratos e documentos jurídicos: contratos de arrendamento, contratos de trabalho, testamentos, documentos de separação ou de responsabilidades parentais.
• Papéis fiscais e bancários: declarações, recibos de vencimento, extratos, documentos de empréstimos. Mostram os seus rendimentos, números de conta e morada.
• Recibos e garantias: menos privados, mas aborrecidos de perder quando alguma coisa avaria.
• Documentos dos filhos: certidões de nascimento, avaliações escolares, registos médicos e de vacinação. Têm os mesmos dados pessoais que os seus próprios documentos.

Onde os documentos vão parar hoje, e o risco de cada sítio

Onde	Como lá chega	O risco
Rolo da câmara	Fotografa uma página	Sincroniza com todos os dispositivos da sua conta Apple, aparece na pesquisa, nas recordações e no widget de Fotografias, e as aplicações com acesso total às fotografias conseguem lê-lo
Aplicação Ficheiros	Transferências, digitalizações, anexos que guardou	Não há bloqueio em ficheiros nem pastas; a pesquisa e Recentes na aplicação Ficheiros mostram tudo a quem estiver a usar o telemóvel
Notas	Digitalizações e texto colado	As notas não protegidas estão tão abertas como tudo o resto; só as notas protegidas pedem palavra-passe
E-mail	Anexos enviados para si, ou por si para si próprio	Fica na caixa de entrada durante anos, em todos os dispositivos onde lê o e-mail, e também na caixa de quem o enviou
Mensagens e aplicações de conversa	Alguém lhe enviou um documento	Fica na conversa, muitas vezes com cópia de segurança, e visível para quem percorrer a conversa
Serviços de nuvem	Pastas sincronizadas	Protegidas pela palavra-passe dessa conta; qualquer pessoa com sessão iniciada noutro dispositivo consegue abri-las

Nenhum destes sítios é imprudente. O problema em comum é que estão todos abertos a quem tiver o seu telemóvel desbloqueado ou a palavra-passe da sua conta, e a maioria guarda cópias extra de que já se esqueceu.

As formas integradas de proteger documentos

Bloquear a aplicação Ficheiros (iOS 18 e posterior)

1. Mantenha o dedo no ícone de Ficheiros no ecrã principal.
2. Toque em Pedir Face ID (ou Pedir Touch ID / Pedir código).
3. Autentique-se para confirmar.

É rápido, mas bloqueia tudo o que está em Ficheiros com o próprio desbloqueio do iPhone, por isso quem souber o seu código entra. O guia sobre como bloquear aplicações explica onde o bloqueio de aplicações fica aquém.

Digitalizar papéis para uma nota protegida

A aplicação Notas consegue digitalizar uma página e proteger a nota com uma palavra-passe separada do código do iPhone.

1. Defina uma palavra-passe para as notas: Definições → Aplicações → Notas → Palavra-passe (no iOS 17, Definições → Notas → Palavra-passe). Se puder, escolha uma palavra-passe separada em vez do código do dispositivo.
2. Na aplicação Notas, crie uma nota, toque no botão de anexos e escolha Digitalizar documentos.
3. Segure o iPhone por cima da página. A captura é automática, ou toque no botão do obturador. Ajuste os cantos, toque em Manter digitalização e, depois, em Guardar.
4. Toque no botão Mais (⋯) e toque em Bloquear.

O senão: a Apple diz que as notas com PDF, áudio, vídeo, etiquetas ou documentos do Pages, Numbers e Keynote não podem ser bloqueadas. Por isso, não pode pôr um PDF que já está em Ficheiros dentro de uma nota e bloqueá-la. E, se se esquecer de uma palavra-passe separada das notas, a Apple não consegue recuperar as notas protegidas com ela.

Ou digitalizar para a aplicação Ficheiros

A aplicação Ficheiros também digitaliza: abra Ficheiros, vá à pasta que quer, toque no botão Mais (⋯) e escolha Digitalizar documentos. A digitalização é guardada como PDF. É prático para um PDF limpo com várias páginas, mas lembre-se de que fica em Ficheiros, sem bloqueio próprio.

Proteger documentos do Pages, Numbers e Keynote com palavra-passe

1. Abra o documento no Pages (ou no Numbers ou no Keynote).
2. Toque em Mais (⋯) e, depois, em Opções do documento (Opções da folha de cálculo no Numbers, Opções da apresentação no Keynote).
3. Toque em Definir palavra-passe, introduza uma palavra-passe e uma pista opcional, e toque em OK.

A Apple diz que um documento protegido por palavra-passe fica encriptado, e que as cópias em PDF e Word exportadas a partir dele mantêm a palavra-passe. Só funciona para documentos que consegue abrir nestas aplicações, um ficheiro de cada vez, e o nome do ficheiro continua visível em Ficheiros.

Ativar a proteção de dados avançada para iCloud

Se os seus documentos estão no iCloud Drive ou nas notas em iCloud, a proteção de dados avançada faz com que a maioria dos dados em iCloud fique encriptada ponto a ponto, para que só os seus dispositivos de confiança tenham as chaves. Vá a Definições → [o seu nome] → iCloud → Proteção de dados avançada. Exige iOS 16.2 ou posterior, autenticação de dois fatores e um contacto de recuperação ou uma chave de recuperação, e a Apple avisa que não está disponível em todos os países ou regiões. Protege os seus dados nos servidores da Apple. Não faz nada contra alguém que esteja a usar o seu telemóvel desbloqueado.

Onde as opções integradas ficam aquém

Juntas, as ferramentas integradas deixam falhas no que toca a documentos:

• O código do telemóvel é a chave da maioria delas. O bloqueio de Ficheiros, do Mail e de Fotografias abre com ele.
• As notas protegidas não aceitam PDF nem ficheiros de escritório, que é a forma como chega a maioria dos documentos importantes.
• As palavras-passe de documentos são um ficheiro de cada vez e só nas aplicações iWork da Apple.
• Os nomes dos ficheiros continuam visíveis. "Acordo de divórcio.pdf" ou "Resultados das análises.pdf" em Recentes diz muito, mesmo que o conteúdo esteja bloqueado.

O que falta é um único sítio que aceite qualquer tipo de ficheiro, abra com um segredo diferente do código do telemóvel e oculte os nomes além do conteúdo. É para isso que serve um cofre encriptado. Se a sua principal preocupação é apenas manter ficheiros longe da vista, o guia sobre como esconder ficheiros no iPhone aprofunda esse tema.

Guardar documentos num cofre encriptado

Uma app de cofre guarda os documentos no seu próprio armazenamento encriptado, em vez de em Ficheiros ou em Fotografias. O VaultCave é um exemplo, e é assim que trata os documentos:

• Qualquer tipo de ficheiro: PDF, ficheiros Word e Excel, digitalizações, imagens, ZIP, áudio.
• Chave própria. Cada cofre abre com o seu próprio padrão ou código, e não com o código do iPhone. Não há desbloqueio com Face ID, de propósito.
• Os documentos abrem dentro do cofre. Os PDF e documentos são vistos dentro do VaultCave, por isso lê-los não deixa uma cópia desencriptada esquecida em Ficheiros.
• Os nomes também são encriptados. Os nomes dos ficheiros, as pastas, as miniaturas e o índice são encriptados juntamente com os ficheiros.
• Pastas e pesquisa por nome, para manter "Saúde", "IRS 2025" e "Filhos" separados e encontrar um ficheiro depressa.

Para pôr documentos no cofre:

1. A partir de Ficheiros: abra o VaultCave, desenhe o padrão, toque em + e escolha Ficheiros, e depois selecione os documentos.
2. A partir de outra aplicação: no Mail, no Safari ou numa aplicação de conversa, toque em Partilhar e escolha Guardar no VaultCave; depois, desenhe o padrão para escolher o cofre.
3. Com "Abrir em…": quando uma aplicação propõe abrir um documento noutro sítio, escolha o VaultCave.
4. A partir do papel: fotografe a página com a câmara integrada do VaultCave, que nunca guarda no rolo da câmara.
5. No iPad: arraste e largue ficheiros para o cofre.

Para documentos que não consegue substituir, as cópias de segurança importam tanto como os bloqueios. O VaultCave oferece uma cópia de segurança encriptada opcional para o seu próprio iCloud, ativada por predefinição na configuração. É encriptada antes de sair do telemóvel, por isso nem a Apple nem o VaultCave a conseguem ler, e só pode ser restaurada com a frase de recuperação de 12 palavras do cofre. Veja como guardar essa frase. O modelo de encriptação completo está na página de segurança.

Quando precisar de enviar um documento, exportar cria uma cópia legível, e o VaultCave avisa-o primeiro. A versão gratuita guarda até 100 itens num cofre; itens ilimitados e vários cofres ocultos fazem parte do Pro.

Comparar as opções

Opção	Aceita qualquer tipo de ficheiro?	Separado do código do telemóvel?	Oculta os nomes dos ficheiros?	Cópia de segurança
Rolo da câmara	Só fotografias	Não	Não	Fotografias em iCloud
Aplicação Ficheiros bloqueada (iOS 18+)	Sim	Não	Não	iCloud Drive, se o usar
Nota protegida	Digitalizações, fotografias, texto; sem PDF	Sim, com uma palavra-passe só das notas	Sim	Notas em iCloud, se as usar
Palavra-passe no Pages/Numbers/Keynote	Ficheiros iWork e as suas exportações	Sim	Não	Onde quer que o ficheiro esteja guardado
Cofre encriptado (VaultCave)	Sim	Sim	Sim	Cópia de segurança encriptada opcional em iCloud, restaurada com a frase de recuperação

Limites, com honestidade

• Um cofre não consegue impedir capturas de ecrã nem que alguém fotografe o seu ecrã enquanto um documento está aberto.
• Quem o vir desbloquear consegue abrir esse cofre.
• Um telemóvel comprometido ou com jailbreak pode expor um cofre aberto.
• As cópias exportadas são legíveis assim que saem do cofre.
• Se se esquecer do padrão e da frase de recuperação, ninguém consegue abrir o cofre, nem o VaultCave.
• Ainda não há sincronização entre dispositivos. Cada iPhone ou iPad tem os seus próprios cofres; uma cópia de segurança restaura um cofre num dispositivo novo.
• O VaultCave é novo, ainda não está na App Store e ainda não passou por uma auditoria de segurança independente.

Uma cópia digital também não é um original com valor legal. Guarde os documentos oficiais e pergunte a um profissional que registos é obrigado a manter e durante quanto tempo.

Erros a evitar

• Deixar os originais para trás. Depois de mudar um documento para um sítio mais seguro, apague-o de Ficheiros e limpe Apagados recentemente em Explorar, e esvazie o álbum Apagado em Fotografias no caso de fotografias de páginas.
• Esquecer o e-mail ou a conversa em que chegou. O anexo continua lá. Apague-o se for importante.
• Enviar documentos para si próprio por e-mail como cópia de segurança. Cria mais uma cópia num sítio sem bloqueio extra.
• Usar o código do iPhone para tudo. Se a palavra-passe das notas ou o código do cofre for igual, uma única fuga abre tudo.
• Não ter cópia de segurança. Um documento bloqueado num telemóvel perdido continua perdido. Confirme que a sua cópia de segurança está atualizada antes de viajar.

Em resumo

• Os documentos importantes costumam estar no rolo da câmara, em Ficheiros, no e-mail e em conversas, todos abertos a quem usar o seu telemóvel desbloqueado.
• Integrado: bloqueie a aplicação Ficheiros, digitalize os papéis para uma nota protegida com palavra-passe própria, defina palavras-passe nos documentos do Pages e ative a proteção de dados avançada para iCloud.
• Essas ferramentas não aceitam PDF em notas, não ocultam nomes de ficheiros nem lhe dão uma chave separada do seu código.
• Um cofre encriptado guarda qualquer tipo de ficheiro atrás de um código próprio, abre os documentos dentro do cofre e pode fazer cópias de segurança encriptadas deles.
• Apague as cópias que sobraram, guarde os originais em papel e guarde a frase de recuperação em segurança.